Microsoft Word là một chương trình xử lý văn bản giúp bạn tạo ra nhiều loại tài liệu khác nhau, từ báo cáo và sách đến thư từ và sơ yếu lý lịch. Một trong những tính năng hữu ích nhất của Word là khả năng tạo mẫu , là những tài liệu cơ bản chứa định dạng và nội dung bạn muốn sử dụng nhiều lần.
Bằng cách sử dụng mẫu, chúng ta chỉ cần chỉnh sửa dữ liệu cụ thể cho từng trường hợp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức khi tạo các tài liệu tương tự. Bài viết này sẽ hướng dẫn từng bước cách tạo mẫu trong Microsoft Word cho Windows và Mac. Chúng ta cũng sẽ học cách lưu, chỉnh sửa và sử dụng các mẫu đã tạo hoặc tải xuống.
Mẫu trong Word là gì
Mẫu Word là một tài liệu chứa thiết kế, kiểu dáng và nội dung mà chúng ta muốn sử dụng trong các tài liệu khác. Ví dụ, chúng ta có thể tạo một mẫu thư kinh doanh bao gồm logo công ty, kiểu chữ và cỡ chữ, lề, đầu trang và chân trang, cũng như lời chào và lời kết tiêu chuẩn. Do đó, chúng ta chỉ cần mở mẫu và thay đổi thông tin người nhận và dòng tiêu đề mỗi khi muốn viết thư kinh doanh.
Các mẫu cho phép chúng ta tạo ra các tài liệu đồng nhất, chuyên nghiệp mà không cần phải cấu hình thủ công từng yếu tố. Chúng cũng giúp chúng ta duy trì tính nhất quán giữa các tài liệu và tránh sai sót.
Các mẫu thiết kế sẵn của Word có thể được sử dụng cho nhiều loại tài liệu khác nhau, bao gồm báo cáo, sơ yếu lý lịch, hóa đơn, thiệp mời, v.v. Bạn có thể tìm thấy chúng trong menu Tệp > Mới và chọn mẫu phù hợp nhất với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tải thêm các mẫu khác từ trang web của Microsoft hoặc các trang web khác.
Một lựa chọn khác là tạo mẫu tùy chỉnh từ các tài liệu hiện có. Để làm điều này, hãy lưu tài liệu dưới dạng mẫu với phần mở rộng .dotx hoặc .dotm , tùy thuộc vào việc tài liệu đó có chứa macro hay không. Sau đó, bạn có thể truy cập mẫu từ menu Tệp > Mới > Tùy chỉnh hoặc từ thư mục nơi bạn đã lưu mẫu. Điều này cho phép bạn chỉnh sửa mẫu hoặc tạo tài liệu mới dựa trên mẫu đó.
Cách tạo mẫu trong Windows
Cửa sổ của Aria-Eslami
Chúng ta có thể làm theo các bước sau để tạo mẫu trong Word cho Windows:
- Mở Lời. Sau đó bấm vào tab "Tập tin".
- Bấm vào mới và sau đó trên Tài liệu trống.
- Tạo tài liệu cơ sở mà chúng tôi muốn sử dụng làm mẫu, áp dụng định dạng và nội dung mong muốn. chúng ta có thể thay đổi loại và kích thước của bức thư, màu sắc, lề, đầu trang và chân trang, bảng, hình ảnh, v.v. với các công cụ ribbon. Cũng chúng ta có thể thêm các trường văn bản hoặc trình giữ chỗ để xác định nơi chúng tôi muốn nhập dữ liệu biến của từng tài liệu.
- Sau khi tạo tài liệu cơ sở, nhấp vào tab "Tệp" và chọn "Lưu dưới dạng".
- Chọn vị trí lưu trữ mẫu. Chúng tôi có thể lưu nó vào bất kỳ thư mục nào trên máy tính của mình hoặc trên đám mây, nhưng nếu chúng tôi muốn nó xuất hiện trên danh sách mẫu có sẵn trong Word, chúng ta phải lưu nó trong thư mục Office Custom Templates, nằm trong thư mục Documents.
- Đặt tên cho mẫu và chọn loại tệp Mẫu từ (*.dotx).
- Bấm vào tùy chọn "Tiết kiệm".
Cách tạo mẫu trên Mac
Chúng ta có thể làm theo các bước sau để tạo mẫu trong Word cho Mac:
- Mở Lời. Chọn Tệp rồi chọn Mới tài liệu.
- Tạo tài liệu cơ sở mà chúng tôi muốn sử dụng làm mẫu, sử dụng định dạng và nội dung mong muốn. Thanh công cụ cho phép chúng ta điều chỉnh phông chữ, kích thước, màu sắc, lề, đầu trang và chân trang, bảng biểu, hình ảnh, v.v.
- Sau khi tạo tài liệu cơ sở, nhấp vào Tập tin và sau đó Lưu như khuôn mẫu.
- Chọn vị trí lưu trữ Của mẫu. Nếu chúng ta muốn nó xuất hiện trong danh sách các mẫu có sẵn của Word thì chúng ta phải lưu nó vào thư mục /Users/username/Library/Groups/UBF8T346G9.Office/Contents/Templates.
- Đặt tên cho mẫu và chọn loại tệp Mẫu Word (.dotx).
- Bấm vào nút "Tiết kiệm".
Cách sử dụng và sửa đổi các mẫu Word
Chúng tôi có thể lưu, sửa đổi và sử dụng một mẫu trong Word sau khi chúng tôi đã tạo hoặc tải xuống mẫu đó:
- Để lưu một mẫu, Chúng ta phải làm theo các bước tương tự như để tạo ra nó, nhưng chúng ta phải chọn tùy chọn Lưu hoặc Lưu dưới dạng thay vì Mới.
- Để sửa đổi một mẫu, chúng ta phải mở nó như một tài liệu bình thường, thực hiện các sửa đổi mà chúng tôi muốn, sau đó lưu nó với cùng tên và loại tệp. Điều quan trọng là không được nhầm lẫn giữa tùy chọn Lưu với tùy chọn Bảo vệ hôn mê, vì cái trước sẽ tạo tài liệu mới thay vì mẫu.
- Để sử dụng một mẫu, hãy mở Word và nhấp vào tab Tệp. Sau đó nhấp vào Mới và chọn một mẫu từ danh sách các mẫu có sẵn. Nếu chúng tôi không thể tìm thấy mẫu mà chúng tôi muốn, chúng ta có thể nhấp vào nút Tùy chỉnh và tìm kiếm nó trong thư mục mà chúng tôi đã lưu nó. Chúng tôi sẽ có thể thay đổi dữ liệu biến của từng tài liệu và lưu nó với một tên khác sau khi chúng tôi đã mở mẫu.
hàng trăm khả năng
Việc tạo mẫu trong Word là một cách hữu ích và hiệu quả để tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp mà không cần phải cấu hình thủ công tất cả các yếu tố mỗi lần. Chúng ta có thể tạo, lưu, chỉnh sửa và sử dụng các mẫu cần thiết cho dự án của mình chỉ trong vài bước đơn giản. Word cung cấp cho chúng ta một loạt các công cụ để điều chỉnh và tùy chỉnh các mẫu của mình.
Chúng ta cũng có thể đảm bảo tính mạch lạc và nhất quán của các tài liệu bằng cách sử dụng các mẫu Word. Điều này giúp chúng ta tạo ấn tượng nghiêm túc và chuyên nghiệp hơn cho người đọc hoặc khách hàng. Các mẫu cho phép chúng ta duy trì phong cách, định dạng và nội dung thống nhất trên tất cả các tài liệu.
Hơn nữa, việc tạo mẫu trong Word cho phép chúng ta tránh lặp lại quy trình tương tự mỗi khi tạo tài liệu tương tự. Do đó, chúng ta có thể dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ sáng tạo hoặc ý nghĩa hơn . Mẫu là một công cụ rất hữu ích để nâng cao năng suất và chất lượng tài liệu của chúng ta. Tại sao không thử?