Nếu bạn quản lý các tài khoản mạng xã hội cho khách hàng, thương hiệu hoặc tổ chức, chắc chắn bạn đã từng cảm nhận được sự pha trộn giữa... Sự hỗn loạn, những cuộc chạy đua vào phút cuối và những thủ tục phê duyệt bất tận.Những ý tưởng nảy sinh mạnh mẽ nhưng lại chết yểu trong một chuỗi email, những bài đăng bị bỏ dở vì "phải có người xem xét" và các chiến dịch mất đà do quy trình thiết lập kém hiệu quả.
Tin tốt là chứng rối loạn này không phải là không thể tránh khỏi. Với một quy trình phê duyệt mạng xã hội được thiết kế tốt Bạn có thể chuyển từ việc phải liên tục xin phép cấp trên và khách hàng để được chấp thuận sang việc sở hữu một hệ thống rõ ràng, nhanh chóng và được kiểm soát, nơi mọi người đều biết mình phải làm gì, khi nào và sử dụng công cụ nào. Chúng ta sẽ cùng xem xét từng bước một cách chi tiết cách thiết lập hệ thống này bằng cách sử dụng tất cả những kiến thức về các phương pháp tốt nhất, các công cụ trên thị trường và kinh nghiệm thực tế của các nhóm đã trải qua quá trình này.
Quy trình phê duyệt trên mạng xã hội chính xác là gì?
Quy trình phê duyệt trên mạng xã hội là... tập hợp các bước, con người và công cụ Điều này bao gồm tất cả những người tham gia, từ thời điểm ai đó đề xuất ý tưởng nội dung cho đến khi bài đăng được đăng tải (hoặc bị loại bỏ) trên các trang mạng xã hội của thương hiệu. Nó cũng bao gồm người tạo nội dung, người xem xét, người phê duyệt và cách thức phối hợp toàn bộ quy trình.
Trên thực tế, điều này có nghĩa là trước khi bạn nhấn "xuất bản" hoặc "lên lịch", nội dung sẽ trải qua một quy trình xử lý nhất định. những người phù hợp để xác nhận điều đóViệc đăng tải lên mạng xã hội có thể do nhóm nội bộ, quản lý tiếp thị, bộ phận pháp lý hoặc chính khách hàng quyết định, tùy thuộc vào loại hình tổ chức. Không có nội dung nào được đăng tải "một cách tùy tiện" mà không có sự xem xét và đồng ý trước đó.
Tại các công ty quảng cáo, quy trình phê duyệt này thường phức tạp hơn vì có sự tham gia của phía khách hàng: các bên liên quan nội bộ của khách hàng có quyền lên tiếng và bỏ phiếuCác phòng ban muốn xem xét các tin nhắn về "lĩnh vực" của họ và các nhà quản lý muốn xem mọi thứ trước khi chúng được gửi đi. Nếu không được quản lý tốt, điều này sẽ trở thành một nút thắt cổ chai thường trực.
Mỗi công ty cấu hình hệ thống của mình theo cách riêng, nhưng hầu hết các quy trình phê duyệt nội dung trên mạng xã hội đều có một số điểm chung. các khối công việc cơ bản Chúng luôn được lặp đi lặp lại, với số lớp nhiều hay ít hơn.
Các thành phần chính của quy trình phê duyệt
Khi phân tích bất kỳ quy trình phê duyệt nào, bạn sẽ thấy một chuỗi các giai đoạn khá rõ ràng, dù là trong bảng tính cơ bản hay nền tảng tiên tiến, đều bao gồm những nội dung tương tự. những khoảnh khắc của chu kỳ nội dung.
Quy trình phê duyệt nội dung trên mạng xã hội hoàn chỉnh thường bao gồm các thành phần chính sau: Lập kế hoạch, tạo lập, xem xét, chỉnh sửa và xuất bản.Sự khác biệt giữa một hệ thống hiệu quả và một hệ thống tồi tệ thường nằm ở cách các giai đoạn này được liên kết với nhau và ai tham gia vào từng bước.
Lập kế hoạch nội dung. Đây là nơi xác định các chiến dịch, chủ đề, mục tiêu và tần suất đăng tải. Đây cũng là nơi hoàn thiện nội dung, bao gồm việc lựa chọn kênh truyền thông, giọng điệu và ngày dự kiến, chuyển đổi chiến lược thành một kế hoạch cụ thể. lịch nội dung thực tế.
Sáng tạo nội dung. Ở giai đoạn này, các nhà văn, nhà thiết kế và biên tập viên chuyển đổi các khái niệm thành những sản phẩm cụ thể: văn bản, đồ họa, video, băng chuyền hình ảnh, câu chuyện, v.v. Điều quan trọng là tất cả những điều này phải tuân theo... hướng dẫn thương hiệu và yêu cầu nền tảng.
Xem xét nội dung. Khi các nội dung đã sẵn sàng, chúng được chia sẻ với những người cần đưa ra phản hồi: người quản lý mạng xã hội, người quản lý tiếp thị, các bộ phận liên quan khác hoặc chính khách hàng. Thông điệp, giọng điệu, độ chính xác của thông tin và các phản hồi tiềm năng sẽ được xem xét. rủi ro danh tiếng hoặc hợp pháp.
Xem xét lại các thay đổi. Dựa trên phản hồi thu thập được, nhóm sáng tạo tiến hành điều chỉnh và chuẩn bị lại các sản phẩm để trình bày. đánh giá thứ hai và cuối cùngNội dung nên được đóng lại ở đây, trừ những trường hợp rất đặc biệt.
Lập trình và xuất bản. Sau khi được phê duyệt, nhóm truyền thông xã hội sẽ lên lịch đăng tải nội dung bằng một công cụ chuyên dụng để tự động đăng vào các ngày và giờ đã định, hoặc đăng thủ công nếu đó là nội dung nhạy cảm về mặt ngữ cảnh.
Các loại quy trình phê duyệt: từ linh hoạt đến cực kỳ chặt chẽ.
Không phải tất cả các nhóm đều cần mức độ kiểm soát như nhau. Tùy thuộc vào quy mô tổ chức, ngành nghề hoặc mức độ rủi ro, quy trình phê duyệt mạng xã hội có thể từ đơn giản và gần như tùy chọn đến phức tạp. Tiếp thị đa cấp với nhiều chữ ký bắt buộc.
Việc lựa chọn loại hình phê duyệt phù hợp là rất quan trọng: quá lỏng lẻo thì sai sót sẽ dễ bị bỏ qua; quá cứng nhắc thì... Bạn đang giết chết tốc độ và sự sáng tạo.Đây là những mẫu phổ biến nhất hiện đang được sử dụng trong các công cụ chuyên nghiệp.
Phê duyệt tùy chọn. Nội dung được tạo và lên lịch mà không cần phê duyệt chính thức, nhưng một số quản lý có quyền xem xét bất cứ khi nào họ muốn. Điều này hữu ích trong các nhóm nhỏ. sự tự tin cao và hướng dẫn phong cách rõ ràng.
Phê duyệt bắt buộc. Không có bài viết nào được đăng tải nếu không có sự chấp thuận của người giữ vai trò cụ thể (quản lý mạng xã hội, quản lý thương hiệu hoặc khách hàng) bằng cách nhấn nút "chấp nhận". Điều này rất hữu ích khi thương hiệu cần... kiểm soát tin nhắn nghiêm ngặt hoặc khi làm việc với những khách hàng khó tính.
Quy trình phê duyệt nhiều bước. Nội dung sẽ trải qua quá trình xem xét nội bộ (ví dụ: bởi chuyên gia chiến lược và pháp lý) trước khi được gửi đến khách hàng hoặc người quản lý khác. Điều này rất hữu ích cho các chiến dịch phức tạp, các lĩnh vực được quản lý chặt chẽ, hoặc các công ty lớn với nhiều lợi ích nội bộ.
Phê duyệt tự động. Theo một số quy tắc được xác định trước (loại nội dung, số lượng, chủ đề không nhạy cảm), bài đăng được đánh dấu là đã duyệt nếu không có ai bình luận trong khung thời gian đã thiết lập. Mô hình này giúp Tối ưu hóa khối lượng lớn nội dung mà không mất kiểm soát.
Thiết kế quy trình phê duyệt từng bước
Thiết lập quy trình phê duyệt hiệu quả trên mạng xã hội không chỉ đơn thuần là chọn công cụ: nó bao gồm việc định nghĩa... vai trò, quy tắc, thời gian và điểm kiểm tra trong quy trình nội dung của bạn. Ý tưởng là mọi người đều biết cần phải làm gì, khi nào và quy trình phê duyệt phù hợp với hoạt động hàng ngày như thế nào.
Tiếp theo bạn sẽ thấy một thiết kế sơ đồ lưu trình Nó rất toàn diện và bạn có thể điều chỉnh nó cho phù hợp với thực tế của mình: cho dù bạn chỉ làm việc với một thực tập sinh, hay bạn quản lý một nhóm truyền thông xã hội cho một tổ chức lớn với nhiều phòng ban và khách hàng nội bộ tham gia.
1. Xác định những người chủ chốt và vai trò của họ
Điều đầu tiên cần làm là quyết định ai sẽ tham gia trò chơi và với vai trò gì. Một sai lầm thường gặp là để... Quá nhiều người đưa ra ý kiến mà không có vai trò rõ ràng.Điều này dẫn đến nhiều vòng thay đổi và làm chậm toàn bộ hệ thống.
Trong một quy trình phê duyệt lành mạnh, việc xác định các vai trò như vậy rất hữu ích, mặc dù tên gọi có thể khác nhau tùy thuộc vào từng công ty: những người sáng tạo, chiến lược gia, người ra quyết định, nhà xuất bản và người quản lý cộng đồng.
Người sáng tạo nội dung. Người viết nội dung, nhà thiết kế, nhà quay phim và bất kỳ ai khác tham gia vào việc sản xuất bài đăng, câu chuyện, video ngắn, trình chiếu ảnh, v.v., đều có trách nhiệm đảm bảo nội dung đáp ứng yêu cầu, giọng điệu và thông số kỹ thuật đã đề ra.
Các chuyên gia hoạch định chiến lược nội dung. Họ là những người kết nối các ấn phẩm với mục tiêu kinh doanh và chiến lược thương hiệu tổng thể. Họ đảm bảo rằng những gì được xuất bản đều phù hợp. Điều này rất hợp lý trong bối cảnh chiến dịch và phễu bán hàng.Và chúng không chỉ đơn thuần là những sự việc riêng lẻ.
Người ra quyết định (khách hàng hoặc cấp trên). Lý tưởng nhất là chỉ một hoặc hai người sẽ tập trung thu thập phản hồi từ phía họ. Ví dụ, một quản lý tiếp thị khách hàng hoặc giám đốc truyền thông sẽ gửi... bình luận tổng hợpKhông phải 10 email riêng biệt.
Những người chịu trách nhiệm xuất bản. Họ thường là trợ lý hoặc quản lý mạng xã hội, chịu trách nhiệm lên lịch và đăng tải nội dung đã được phê duyệt, tuân thủ lịch trình và định dạng. Họ cần phải nắm vững các kỹ năng cần thiết. công cụ xuất bản và quyền của nó.
Quản lý cộng đồng. Mặc dù họ không phải lúc nào cũng tham gia vào quy trình phê duyệt trước, nhưng họ cần có quyền truy cập để điều chỉnh việc kiểm duyệt, chuẩn bị các phản hồi tiêu chuẩn và xác định các rủi ro tiềm ẩn của các bình luận liên quan đến bài đăng mới.
2. Xác định những mốc thời gian nào cần được phê duyệt bắt buộc
Khi đã biết ai sẽ thi đấu, đã đến lúc quyết định. chính xác vào những thời điểm nào trong quy trình làm việc Bạn phải giơ tay và xin phép trước. Không cần thiết phải xem xét từng nhiệm vụ một; điều hợp lý nhất là thiết lập các mốc kiểm tra rõ ràng.
Nếu bạn xem xét vòng đời điển hình của một nội dung, bạn sẽ thấy rằng việc phê duyệt thường phù hợp nhất ở giai đoạn cuối cùng của quá trình tạo ra sản phẩm, khi bạn đã có... nguồn tài liệu văn bản và hình ảnh đủ trưởng thành để ai đó có thể đánh giá toàn bộ.
Một lộ trình cơ bản sẽ trông như thế này: Lên ý tưởng → lên lịch → sản xuất hình ảnh → viết bài → nộp chung để xem xétViệc nhóm nội dung thành từng đợt (ví dụ: toàn bộ tháng tiếp theo) càng hiệu quả thì quy trình sẽ càng thuận lợi hơn.
Việc nắm rõ thời gian mà nhóm của bạn cần từ lúc nhận cuộc họp ban đầu đến khi hoàn thành việc xuất bản để được phê duyệt là vô cùng quan trọng. Điều này cho phép bạn... Đưa ra thời hạn thực tế cho người đánh giá. và tránh những điểm nghẽn có thể gây nguy hiểm cho tiến độ.
Hơn nữa, bản đồ tiến độ này cung cấp cho bạn cái nhìn khách quan về năng lực của nhóm: bắt đầu từ việc bạn cần tăng cường nhân lực cho bao nhiêu khách hàng hoặc lĩnh vực kinh doanh, và khi nào. Việc bổ sung thêm người hoặc công cụ mới là điều đáng làm. Đối với hệ thống.
3. Đặt ra thời hạn xem xét rõ ràng (và đảm bảo tuân thủ thời hạn đó)
Một quy trình phê duyệt không xác định thời hạn sẽ dẫn đến việc trở nên kém hiệu quả. luyện ngục của những bản nháp vĩnh cửuĐể nội dung được phát hành đúng thời hạn, các khung thời gian xem xét phải được thông báo rõ ràng và tuân thủ nghiêm túc.
Một thông lệ phổ biến là đưa ra, ví dụ, 24-48 giờ Để khách hàng hoặc người quản lý có thể xem xét các nội dung sau khi nhận được. Nếu họ không phản hồi trong khung thời gian đã thỏa thuận, bạn có thể thiết lập các quy tắc như phê duyệt tự động hoặc lên lịch lại nội dung.
Điều quan trọng là mọi người cần hiểu tác động của việc chậm trễ: bài đăng bị gỡ xuống, chiến dịch bị gián đoạn và kết quả bị ảnh hưởng. Thảo luận trực tiếp về vấn đề này sẽ giúp ích cho người đánh giá. Hãy coi trọng các hạn chót. và đừng coi đó là "điều gì đó thứ yếu".
Trong các quy trình nội bộ, việc đo lường thời gian thực hiện từng giai đoạn cũng rất hữu ích: tạo lập, xem xét lần đầu, điều chỉnh, xem xét lần thứ hai… Bằng cách đó, bạn có thể phát hiện ra… nơi mà quy trình làm việc của bạn thực sự bị tắc nghẽn. (Liệu đó có phải là do thiết kế? Liệu đó có phải là do pháp luật? Liệu đó có phải là trách nhiệm của khách hàng?)
Đối với nội dung cực kỳ nhạy cảm về thời gian (tin tức nóng hổi, xu hướng, truyền thông khủng hoảng), việc sở hữu một công cụ như vậy là rất đáng giá. mạch phê duyệt nhanh Với một hoặc hai người ra quyết định và khung thời gian ngắn hơn nhiều.
4. Chọn công cụ phê duyệt phù hợp
Việc cố gắng quản lý phê duyệt nội dung chỉ bằng email, bảng tính và các cuộc trò chuyện rời rạc sẽ dẫn đến việc mất phiên bản, nhầm lẫn nhận xét và nhiều vấn đề khác. Đăng tải nội dung mà thực tế chưa ai phê duyệt.Đây là lúc các công cụ chuyên dụng thay đổi cuộc chơi.
Hiện nay, có nhiều nền tảng quản lý mạng xã hội tích hợp việc lập kế hoạch, tạo nội dung, cộng tác và phê duyệt vào một môi trường duy nhất, với quyền hạn dựa trên vai trò, bình luận theo ngữ cảnh và cập nhật trạng thái cho mỗi bài đăng. Lên lịch tự động sau khi được phê duyệt.
Các công cụ như Sked Social, Metricool, ZoomSphere, Fanpage Karma và Buzzmonitor đã phát triển các quy trình phê duyệt ít nhiều tiên tiến, được thiết kế đặc biệt cho các agency, đội ngũ truyền thông xã hội nội bộ và các thương hiệu có nhiều cộng tác viên tham gia.
Mục tiêu của những giải pháp này là giúp bạn không còn phải loay hoay với Excel, WhatsApp, Google Docs và những cuộc họp bất tận. Thay vào đó, mọi người chỉ cần đăng nhập vào... một lịch duy nhất và một bảng điều khiển trung tâmNơi bạn có thể xem những gì đã được phê duyệt, những gì đang chờ xử lý, ai phải xem xét và những bình luận đã được để lại.
Trong nhiều trường hợp, bạn cũng có thể mời người đánh giá bên ngoài (khách hàng, quản lý từ các bộ phận khác) mà không cần cấp cho họ quyền truy cập đầy đủ vào tài khoản hoặc chia sẻ mật khẩu mạng xã hội, từ đó tránh được việc phải làm vậy. rủi ro an ninh và vấn đề giấy phép.
5. Xem xét và điều chỉnh quy trình khi đội ngũ phát triển.
Quy trình phê duyệt không phải là thứ bạn thiết kế một lần rồi để nguyên như vậy. Khi doanh nghiệp, khách hàng hoặc đội ngũ nội bộ của bạn phát triển, quy trình phê duyệt cũng cần phải thay đổi theo. nhu cầu kiểm soát, điểm nghẽn và điểm xung đột.
Vì vậy, nên tiến hành đánh giá ngắn gọn quy trình ít nhất mỗi quý một lần với tất cả những người liên quan: những phần nào đang hoạt động tốt, những chỗ nào bị tắc nghẽn, những nhiệm vụ nào có thể được tự động hóa, và Những vai trò nào cần được định nghĩa lại?.
Đôi khi, việc điều chỉnh đơn giản chỉ là thêm một người vào bộ phận thiết kế, phân bổ lại quyền phê duyệt hoặc giới hạn số lượng bộ phận xem xét nội dung không thực sự ảnh hưởng đến họ.
Điều quan trọng là phải duy trì thái độ linh hoạt và hiểu rằng quy trình phê duyệt là một công cụ để đăng tải nội dung tốt hơn và nhanh hơnKhông phải là một bộ máy quan liêu thiêng liêng không thể đụng đến.
Nếu bạn làm việc với khách hàng, việc chủ động hỏi họ xem họ có thấy hệ thống hiện tại thoải mái không, điều gì khiến họ khó chịu và điều gì sẽ cải thiện trải nghiệm của họ cũng rất hữu ích. Những cuộc trò chuyện này, nếu được thực hiện tốt, sẽ giúp cải thiện trải nghiệm của họ. Chúng củng cố mối quan hệ lâu dài. và chúng giúp bạn định vị mình như một đối tác chiến lược, chứ không chỉ là "người quản lý mạng xã hội".
Lợi ích thực sự của một quy trình phê duyệt hiệu quả
Ngoài việc tạo cảm giác "có tổ chức", quy trình phê duyệt được thiết kế tốt còn có tác động trực tiếp đến... kết quả, chi phí, chất lượng sáng tạo và mối quan hệ khách hàngVấn đề không chỉ là tránh mắc lỗi, mà còn là làm việc hiệu quả hơn và tiết kiệm sức lực hơn.
Một trong những lợi ích tuyệt vời là nội dung được xuất bản. theo lịch trình đã địnhMột việc tưởng chừng đơn giản nhưng ở nhiều nhóm lại trở nên gần như bất khả thi do những lần chỉnh sửa không ngừng và những thay đổi vào phút chót.
Một tác động mạnh mẽ khác là về sự hợp tác: khi mọi người đều hiểu rõ vai trò của mình và hệ thống phản hồi được tổ chức tốt, phần lớn sự hợp tác sẽ diễn ra hiệu quả hơn. căng thẳng và tiếng ồn nội bộ Điều này thường đi kèm với việc sản xuất các chiến dịch.
Và có lẽ điều bị đánh giá thấp nhất: một cấu trúc phê duyệt tốt sẽ cải thiện đáng kể... chất lượng truyền thôngÍt thông báo không cần thiết hơn, ít chuỗi tin nhắn 30 tin nhắn hơn, ít nhầm lẫn về phiên bản hơn. Tất cả những điều đó giúp bạn có thêm thời gian và năng lượng để tập trung hơn vào nội dung.
Khi số lượng khách hàng hoặc lĩnh vực kinh doanh tăng lên, những lợi ích này cũng tăng theo: nếu không có quy trình làm việc hiệu quả, nhóm sẽ bị sa lầy vào các nhiệm vụ nhỏ nhặt và mạng xã hội trở nên kém hiệu quả. nguồn căng thẳng thường trực thay vì một kênh chiến lược.
Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình phê duyệt với bộ công cụ hướng dẫn hội nhập và lịch trực quan
Một trong những thời điểm quan trọng để quy trình phê duyệt hoạt động hiệu quả là khi bắt đầu làm việc với khách hàng mới hoặc nhóm nội bộ. Nếu bạn không xác định rõ quy trình ngay từ đầu, các vấn đề sẽ phát sinh sau này. những hiểu lầm, những kỳ vọng không thành và những xung đột Về việc ai quyết định điều gì.
Do đó, việc thiết lập một hệ thống tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả và sử dụng lịch trực quan chung là hai chiến thuật rất mạnh mẽ để đảm bảo quy trình phê duyệt diễn ra suôn sẻ ngay từ ngày đầu tiên, mà không cần phải "giải quyết các vấn đề phát sinh" mỗi tháng.
1. Tạo bộ tài liệu hướng dẫn hội nhập giải thích quy trình.
Việc chuẩn bị bộ tài liệu chào mừng hoặc hồ sơ cho mỗi khách hàng mới hoặc bộ phận nội bộ giúp thống nhất kỳ vọng ngay từ đầu. Tài liệu này cần giải thích rõ ràng... Rõ ràng, dễ hiểu và không dùng thuật ngữ chuyên ngành. Các bạn sẽ làm việc cùng nhau như thế nào?
Nên đưa vào phần giới thiệu ngắn gọn về nhóm, ai làm gì, cách mỗi người giao tiếp như thế nào, và khách hàng có thể mong đợi gì về thời gian phản hồi, tần suất báo cáo, v.v. phạm vi dịch vụ mạng.
Cũng nên nêu chi tiết kế hoạch tổng thể và thời gian biểu: mỗi tháng sẽ đăng bao nhiêu bài, bao gồm những mạng xã hội nào, các chiến dịch được tổ chức như thế nào và sử dụng những công cụ gì. Lịch trình nội dung sẽ được trình bày theo nhịp độ nhất định..
Nếu bạn sử dụng công cụ cộng tác (như Sked Social hoặc công cụ tương tự), hãy tận dụng bộ công cụ của nó để hướng dẫn người dùng cách đăng nhập, quyền truy cập của từng người dùng, nơi bài đăng được duyệt và cách bình luận mà không cần phải... lạc lối giữa các menu và thông báo.
Cuối cùng, điều quan trọng là phải ghi lại quy trình phê duyệt bằng một sơ đồ trực quan ngắn gọn: các bước, khung thời gian tiêu chuẩn, vai trò của mỗi bên, tác động của việc chậm trễ và các quy tắc cơ bản (ví dụ: tối đa hai vòng thay đổi có cấu trúc).
2. Sử dụng lịch nội dung trực quan chung
Quản lý ngày tháng, chiến dịch và định dạng mà không có chế độ xem lịch trực quan sẽ dẫn đến sự hỗn loạn. Một công cụ lập kế hoạch trực quan cho phép bạn xem nhanh những việc cần làm mỗi ngày, những chiến dịch nào trùng nhau, và... nơi bạn có khoảng trống hoặc bão hòa.
Nhiều công cụ mạng xã hội bao gồm lịch kéo thả, nơi bạn có thể kéo bài đăng, thay đổi lịch trình, thêm thẻ cho mỗi chiến dịch, v.v. hình dung ý tưởng sáng tạo và nội dung văn bản cùng nhau.Điều này giúp quy trình đánh giá trở nên trực quan hơn nhiều đối với bất kỳ người đánh giá nào.
Khi khách hàng hoặc người quản lý nhìn thấy nội dung ở định dạng gần như giống hệt với cách nó sẽ xuất hiện trên bảng tin, họ sẽ dễ dàng đưa ra phản hồi hữu ích hơn: họ có thể nhận xét về trình tự các bài đăng, sự cân bằng giữa các bài đăng quảng cáo và bài đăng giá trị, hoặc tính nhất quán về mặt hình ảnh.
Hơn nữa, việc cấp quyền truy cập có kiểm soát vào lịch trình này cho các nhà đánh giá bên ngoài cho phép họ theo dõi tiến độ theo thời gian thực mà không cần sự có mặt của bạn. chuyển tiếp ảnh chụp màn hình hoặc bản trình chiếu PowerPoint Cứ hai cho ba.
Với hệ thống này, bạn thậm chí có thể lên lịch nội dung ở trạng thái "chờ phê duyệt" và để công cụ tự động khởi chạy nội dung đó sau khi nhận được phê duyệt, đóng cửa sổ lại. Khâu vòng khép kín từ ý tưởng đến khi xuất bản..
3. Đặt ra giới hạn rõ ràng về số lần chỉnh sửa.
Một trong những yếu tố gây lãng phí thời gian lớn nhất trong bất kỳ quy trình phê duyệt nào là việc chỉnh sửa không ngừng: trao đổi qua lại liên tục, những thay đổi nhỏ do sở thích cá nhân, và Những thông điệp trái ngược nhau giữa một số người đánh giá..
Giải pháp bao gồm việc xác định trước số vòng chỉnh sửa được chấp nhận cho mỗi nội dung hoặc nhóm nội dung. Ví dụ: một lần xem xét ban đầu để điều chỉnh những điểm cơ bản (thông điệp, cách tiếp cận, sự phù hợp với chiến lược) và vòng thứ hai để hoàn thiện chi tiết và đóng cửa.
Khi mọi người đều biết rằng số lượng bình luận có hạn, họ có xu hướng tập trung hơn vào ý kiến của mình: họ dành nhiều nỗ lực hơn để suy nghĩ kỹ về những gì họ muốn thay đổi và Tránh gửi những đề xuất ngẫu nhiên cứ sau hai phút..
Hơn nữa, việc làm rõ rằng bất kỳ sửa đổi bổ sung nào ngoài các vòng đó có thể liên quan đến thay đổi về thời gian hoặc chi phí sẽ giúp đảm bảo quy trình được tôn trọng và Đừng để nó trở thành cái rây cho những ý thích nhất thời..
4. Tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và dành sự tập trung cho những công việc sáng tạo.
Thật vô lý khi một quản lý cấp cao về mạng xã hội lại dành thời gian để theo đuổi việc phê duyệt hoặc cập nhật trạng thái thủ công trên bảng tính. Còn gì khác nữa... lời nhắc, thay đổi trạng thái, thông báo và lịch trình Nên tự động hóa càng nhiều càng tốt.
Các công cụ quản lý mạng xã hội hiện đại cho phép thiết lập quy trình làm việc tự động: khi người tạo nội dung hoàn thành bài đăng, trạng thái sẽ chuyển sang "Sẵn sàng để xem xét" và người xem xét sẽ nhận được thông báo; khi người xem xét chấp thuận, nội dung sẽ tự động được chuyển đến trang đích. Đã được "phê duyệt để xuất bản" và dự kiến sẽ được đăng tải..
Cũng có thể thiết lập các quy tắc để một số loại nội dung nhất định (ví dụ: các bài đăng thông tin định kỳ, không rủi ro) được tự động phê duyệt nếu không có ai bình luận trong khoảng thời gian quy định, giúp giảm bớt khối lượng công việc thủ công.
Bằng cách tự động hóa các khâu này, bạn sẽ có thêm thời gian dành cho những việc thực sự cần đến chuyên môn của con người: tìm kiếm ý tưởng mới, phân tích dữ liệu hiệu suất và thực hiện cải tiến. chất lượng sáng tạo và chiến lược.
Hơn nữa, việc tích hợp thành phần báo cáo vào cùng một hệ thống (báo cáo tự động hàng tuần hoặc hàng tháng) cho phép mọi người xem liệu quy trình làm việc có hoạt động hiệu quả hay không: mỗi giai đoạn mất bao lâu, trung bình có bao nhiêu vòng xem xét được thực hiện hoặc chiến dịch nào bị tắc nghẽn nhiều nhất.
Ví dụ về các quy trình phê duyệt và công cụ hiện có đã giải quyết vấn đề này.
Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, chúng ta nên xem xét cách các công cụ khác nhau trên thị trường tiếp cận việc phê duyệt nội dung. Đây không phải là vấn đề quảng cáo, mà là vấn đề thấu hiểu. các mô hình dòng chảy đã được thử nghiệm Và bạn có thể sao chép ngay cả khi không cần đến các nền tảng đó.
Một số giải pháp dựa trên cấu trúc vai trò được xác định rõ ràng, một số khác dựa trên bảng công việc, và một số khác nữa dựa trên lịch thống nhất nơi mọi người cùng làm việc trên cùng một giao diện. Điểm chung của tất cả các giải pháp này là ý tưởng về Tập trung hóa nội dung, bình luận và trạng thái phê duyệt.
Các công ty, từ các nền tảng toàn cầu đến các công cụ hướng đến từng đại lý, đã triển khai các tính năng như trạng thái bài đăng (đang chờ xử lý, đã duyệt, bị từ chối), vai trò khách hàng, đánh giá email mà không cần đăng ký, và Phê duyệt hàng loạt để tiết kiệm thời gian..
Trong mọi trường hợp, mô hình đều tương tự: quy trình hỗn loạn kiểu "Tôi sẽ gửi văn bản qua Slack, thiết kế qua email và lịch trong Excel" được thay thế bằng một quy trình trong đó mỗi ấn phẩm được lưu trữ ở một nơi duy nhất, với lịch sử, tệp đính kèm và thông tin chi tiết riêng. tất cả bình luận đã được sắp xếp.
Điều thú vị không nằm ở thương hiệu của công cụ, mà là ở cách tiếp cận: đặt cược vào một hệ thống nơi các quyết định được minh bạch, người chịu trách nhiệm được xác định rõ ràng và thời hạn được đáp ứng gần như tự động, bởi vì Bản thân phần mềm thúc đẩy luồng công việc tiến lên..
Tóm lại, điều tạo nên sự khác biệt giữa một nhóm gặp khó khăn trong việc phê duyệt và một nhóm kiểm soát được chúng không phải là tài năng sáng tạo (điều này quan trọng, nhưng không phải là tất cả), mà là sự kết hợp của các yếu tố sau: cấu trúc, các quy tắc thông minh và các công cụ được sử dụng hiệu quả giúp cho sự hợp tác trở nên trôi chảy và dễ quản lý.
